Даже у самых крохотных и молодых компаний есть выраженная необходимость работать со внушительным количеством документов – таких как, договора, счета-фактуры, письма, бюджеты, требования, отчеты. В итоге большинство предприятий стараются максимально автоматизировать внутренний документооборот. Подобные действия дадут возможность сохранить полноту и конфиденциальность информации, повысят комфортность хранения и поиска документов, а также сократят времязатраты на их утверждение.
| Сотрудники компаний, обычно, тратят массу времени на поиск нужных данных (до 40% рабочего времени) или новое создание – вместо повторного использования – документов, которые находятся уже «где-то в компании». |
Что такое система электронного документооборота?
Система электронного документооборота (СЭД) дает приемлемую и удобную возможность, наладить комфортное взаимодействие между сотрудниками компании с помощью документов. Она гарантирует оптимально качественное создание документов, их курсирование по организации, фиксацию исполнения документов и процессов, которые описываются с их помощью, а также сохранность всех этих документов.
Каждый документ в системе электронного документооборота имеет список прямо характеризующих его реквизитов (так называемая карточка документа). Данная карточка включает в себя тип документа, имя его создателя, даты создания и изменения документа, отдел, в котором должен храниться документ и многое другое. Как результат работы системы — хранение и поиск документов происходит в соответствии с этими же реквизитами.
Возможности систем электронного документооборота:
- Централизованное управление документами.
- Поддержка жизненного цикла документов.
- Коллективная работа над документами.
- Обеспечение конфиденциальности.
- Маршрутизация документов.
- Интеграция с другими системами.
Стоимость внедрения СЭД
Большинство клиентов убеждают себя, что организация электронного документооборота, внедрение СЭД — это «долго» и «дорого». Но практика использования показывает, что система позволяет сэкономить сотни(!) тысяч рублей, а срок её окупаемости всего несколько месяцев, соответственно и цена её вполне оправданна. В цену СЕД включена работа специалистов, экспертови и квалифицированных консультантов, которые самостоятельно и сугубо индивидуально разрабатывают, тестируют и внедряют решение. Цена может варьироваться в зависимости от величины компании и от количества пользователей.
!Самое главное, о чем следует помнить при принятии решения — инвестиции в повышение эффективности всегда приносят свои результаты, увеличивая прибыльность бизнеса.
Сроки внедрения СЭД
Переход на электронный автоматический безбумажный документооборот — с учетом всех мельчайших деталей и особенностей рабочих процессов конкретного клиента клиента, на пркктике занимают от 2 до 6 месяцев.