Автоматизация документооборота

документооборотДаже у самых крохотных и молодых компаний есть выраженная необходимость  работать со внушительным количеством документов – таких как, договора, счета-фактуры, письма, бюджеты, требования, отчеты. В итоге большинство предприятий стараются максимально автоматизировать внутренний документооборот. Подобные действия дадут возможность сохранить полноту и конфиденциальность  информации, повысят  комфортность хранения и поиска документов, а также сократят времязатраты на их утверждение.

Сотрудники компаний, обычно, тратят массу времени на поиск нужных данных (до 40% рабочего времени) или новое создание  – вместо повторного использования – документов, которые находятся уже  «где-то в компании».

Что такое система электронного документооборота?

Система электронного документооборота (СЭД) дает приемлемую и удобную возможность, наладить комфортное взаимодействие между сотрудниками компании с помощью  документов. Она гарантирует оптимально качественное  создание документов, их курсирование  по организации, фиксацию  исполнения документов и процессов, которые описываются с их помощью, а также сохранность всех этих  документов.

Каждый документ в системе электронного документооборота имеет список прямо  характеризующих его реквизитов (так называемая карточка документа). Данная карточка включает в себя  тип документа, имя его создателя, даты создания и изменения документа, отдел, в котором должен храниться документ и многое другое. Как результат работы системы  — хранение и поиск документов происходит  в соответствии с этими же реквизитами.

Возможности систем электронного документооборота:

  1. Централизованное управление документами.
  2. Поддержка жизненного цикла документов.
  3. Коллективная работа над документами.
  4. Обеспечение конфиденциальности.
  5. Маршрутизация документов.
  6. Интеграция с другими системами.

 Стоимость внедрения СЭД

Большинство клиентов убеждают себя, что организация электронного документооборота, внедрение СЭД — это «долго» и «дорого».  Но практика использования показывает, что  система позволяет сэкономить  сотни(!) тысяч рублей, а срок её окупаемости всего несколько месяцев, соответственно и цена её вполне оправданна.  В цену СЕД  включена работа специалистов, экспертови и квалифицированных консультантов, которые самостоятельно и сугубо индивидуально разрабатывают, тестируют и внедряют решение. Цена  может варьироваться  в зависимости от величины компании и от количества пользователей.

!Самое главное, о чем следует помнить при принятии решения —  инвестиции в повышение эффективности всегда приносят свои результаты, увеличивая прибыльность бизнеса.

Сроки внедрения СЭД

Переход на электронный автоматический безбумажный документооборот — с учетом всех мельчайших деталей и особенностей рабочих процессов конкретного клиента клиента, на пркктике занимают от 2  до 6 месяцев.

 


Ваше имя*

Адрес сайта*

Ваш e-mail*

Телефон*

Сообщение